Select Page

Polisi Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae Cwmni Theatr Arad Goch yn ymrwymedig i ddiogelu gwybodaeth bersonol ein holl gwsmeriaid, bod yn dryloyw ynglŷn â pha ddata sydd gennym a rhoi rheolaeth dros sut rydym yn defnyddio’r wybodaeth.

Pwrpas y polisi preifatrwydd hwn yw rhoi esboniad o sut yr ydym yn defnyddio’r wybodaeth a gasglwn. Gweler mwy o wybodaeth yn ein Datganiad Preifatrwydd.

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth y byddwn yn ei gasglu am ein cwsmeriaid yn unol â’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig 2003, Deddf Diogelu Data 1998 (DPA), Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ac unrhyw ddeddfau newydd.

Sut rydym yn casglu gwybodaeth bersonol?

Rydym yn casglu gwybodaeth pan rydym yn rhyngweithio â’n cwsmeriaid. Gallai hyn gynnwys archebu tocynnau ar-lein, dros y ffôn, neu’n bersonol. Gallai hefyd fod pan fydd rhywun yn cofrestru i dderbyn gwybodaeth a diweddariadau gennym ni drwy e-bost a sianeli digidol eraill. Rydym hefyd yn monitro sut mae cynulleidfaoedd yn defnyddio’r wefan i’n helpu i ddeall sut y gellid ei gwella.

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gan ein cwsmeriaid pan ydynt yn:

1. cysylltu â ni dros y ffôn i archebu tocynnau, neu brynu, cadw neu logi eitemau neu logi ystafelloedd yn y Ganolfan;

2. archebu tocynnau, neu brynu, cadw neu logi eitemau yn bersonol;

3. cysylltu â ni drwy’r post, e.e. ffurflenni cais ar gyfer aelodaeth clybiau drama;

4. ymweld â’n gwefan;

5. athro sy’n cysylltu â ni i archebu gwaith y cwmni;

6. mynychu digwyddiad drwy wahoddiad;

Pa wybodaeth a gasglwn gan ein cwsmeriaid?

 
Dim ond y wybodaeth sy'n angenrheidiol i redeg ein busnes y byddwn yn ei chasglu. Ceir achlysuron pan gall cwsmeriaid gwrthod rhoi gwybodaeth benodol i ni, ond gall hyn olygu na allwn ddarparu rhai gwasanaethau penodol iddynt a bod ein cyfathrebiadau yn llai perthnasol a phersonol. 

Mae’r math o wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar ble a phryd y caiff ei chasglu.

Gwybodaeth yr ydym yn ei chael yn uniongyrchol gan ein cwsmeriaid:

Pan fydd cwsmer yn prynu tocynnau neu eitemau eraill gennym, yn gofyn i ni am wybodaeth neu’n gwneud cais naill ai ar-lein, drwy’r post neu dros y ffôn, mae angen i ni gasglu gwybodaeth personol er mwyn darparu’r gwybodaeth / gwasanaeth neu i brosesu’r cais yn effeithiol.

Efallai y byddwn yn casglu’r wybodaeth ganlynol gan ein cwsmeriaid:

Rhagddodiad ac enw

Cyfeiriad e-bost

Dyddiad geni

Rhif (au) ffôn cyswllt

Manylion cerdyn talu

Cyfeiriad (au) cyflawni

Cyfeiriad bilio

Enw ysgol

Enw athro

Lleoliad yr ysgol

Math o ysgol

Cyfnodau allweddol a phwnc

Enw theatr / ganolfan

Enw a theitl swydd

Os oes anghenion penodol gan ein cwsmeriaid, megis anableddau, rydym yn casglu manylion er mwyn sicrhau y gallwn ni cefnogi ymweliadau’r cwsmer yn y dyfodol e.e. dewis gorau ar gyfer seddi.

Pan fydd cwsmer yn ymweld â’n gwefan, efallai bydd angen casglu’r wybodaeth ganlynol:

Cyfeiriad IP wedi’i boblogi’n awtomatig: mae cyfeiriad IP cyhoeddus yn rif unigryw sy’n caniatáu cyfrifiadur, grŵp o gyfrifiaduron neu ddyfais arall sy’n gysylltiedig â’r rhyngrwyd i bori drwy’r rhyngrwyd. Mae’r ffeil log yn cofnodi amser a dyddiad yr ymweliad, y tudalennau y gofynnwyd amdanynt, y wefan gyfeirio (os yn cael ei ddarparu) a’r fersiwn porwr rhyngrwyd.

Os bydd cwsmer yn cysylltu â ni gydag adborth ar-lein, trwy e-bost, dros y ffôn neu yn bersonol, rydym yn cadw cofnod o’r gohebiaeth ar ein cronfa ddata i’n helpu i wella gwasanaeth.

Gwybodaeth a dderbyniwn gan drydydd parti:

 Mewn rhai amgylchiadau, bydd gwybodaeth yn cael ei rannu gyda ni gan drydydd parti. Er enghraifft:

• Sefydliadau celfyddydol: rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gan sefydliadau celfyddydol eraill yr ydym yn gweithio gyda.

• Darparwyr gwasanaeth: rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gan ein datblygwr gwefan, darparwr cymorth TG, darparwr gwasanaethau talu ac asiantau actorion.

• Ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd: rydym yn cyfuno’r wybodaeth a chasglwyd gyda’r wybodaeth sydd ar gael o ffynonellau allanol, pan fydd cwsmer yn rhoi caniatâd i’r sefydliadau trydydd parti perthnasol i rannu gyda ni y data sydd ganddynt arnynt, neu os yw’r data eisoes ar gael yn gyhoeddus, neu os oes gofyn yn ôl y gyfraith, yr heddlu neu awdurdod y llywodraeth sy’n ymchwilio i weithgareddau a allai fod yn anghyfreithlon.

• Ychwanegion cyfryngau cymdeithasol: efallai y byddwn yn defnyddio ategion cyfryngau cymdeithasol o’r darparwyr gwasanaeth canlynol sydd wedi’u lleoli y tu mewn a’r tu allan i’r UE: Facebook, WhatsApp a Twitter. Mae ategion o’r fath yn galluogi i’n cwsmeriaid i gofrestru gyda ni gan ddefnyddio’u cyfrifau cyfryngau cymdeithasol, a bydd y cwsmer yn ymwybodol pryd fydd hyn yn digwydd. Trwy ddarparu manylion eu cyfrifon cyfryngau cymdeithasol mae’r cwsmer yn awdurdodi’r trydydd parti hwnnw i rannu ei gwybodaeth gyda ni.

Bydd angen caniatâd gan rhieni cyn i ni gysylltu â plant dros y cyfryngau cymdeithasol. Byddwn bob amser yn dilyn y gyfraith a gofynion ein polisi Diogelu Plant a Phobl Ifanc.

• Cyflogwyr a chanolwyr: Efallai y byddwn yn cysylltu â recriwtwyr, cyn-gyflogwyr a chyflogwyr presennol, a all fod wedi’u lleoli y tu mewn neu’r tu allan i’r UE, i ddarparu gwybodaeth am ymgeiswyr a’u cheisiadau.

Pam rydym ni’n casglu’r wybodaeth, a beth ydym ni’n ei wneud ag ef?

Y prif resymau rydym yn casglu gwybodaeth yw er mwyn darparu gwasanaeth mae’r cwsmer wedi gofyn amdano, i roi gwybod iddynt am newyddion a digwyddiadau, i bersonoli cyfathrebiadau, neu i gysylltu â nhw os bydd angen i ni gael neu ddarparu gwybodaeth ychwanegol (e.e. newidiadau i’r cast, amhariad i deithwyr, canslo clybiau drama ayyb). Mae’r wybodaeth a gasglwn am ein cynulleidfaoedd hefyd yn ein helpu ni i ddeall sut y gallwn fodloni eu hanghenion.

Yn benodol, defnyddiwn y wybodaeth a gasglwn gan ein cwsmeriaid yn y ffyrdd canlynol:

I reoli archebion neu bryniant, byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol i:

• darparu tocynnau, nwyddau, rhoddion a cheisiadau aelodaeth;

• brosesu taliadau. Sylwer nad ydym yn storio rhifau cardiau credyd neu wybodaeth am daliadiadau eraill unwaith y bydd y trafodiad wedi’i gwblhau oni bai bod y cwsmer wedi gofyn i ni storio manylion ei cerdyn neu manylion banc ar gyfer archebion yn y dyfodol;

• gysylltu â chwsmer gyda gwybodaeth bwysig yn ymwneud â’i archeb / pryniant, fel cadarnhau archebion, atgoffa o berfformiad sydd ar y gweill neu hysbysu am newidiadau, amhariad teithio neu newidiadau i amseroedd digwyddiadau a allai effeithio ar ei hymweliad.

I anfon cyfathrebiadau marchnata at gwsmeriaid. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol i:

• roi’r wybodaeth ddiweddaraf am newyddion, gweithdai a digwyddiadau, cynyrchiadau a gwybodaeth, a rhoi gwybod am gyfleoedd i gefnogi ein gwaith mewn ysgolion a chymunedau ledled Cymru (lle mae’r cwsmer wedi rhoi caniatâd neu ar sail ein buddiannau cyfreithlon i roi cyfathrebiadau marchnata lle y gallwn wneud hynny’n gyfreithlon).

• anfon gwybodaeth drwy’r post am sut i gefnogi Cwmni Theatr Arad Goch (ar sail ein buddiannau busnes cyfreithlon i geisio cefnogaeth); a

• anfon gwybodaeth farchnata i gwmnïau a sefydliadau am ffyrdd o’n cefnogi (ar sail ein diddordebau busnes cyfreithlon i hyrwyddo Cwmni Theatr Arad Goch).

I bersonoli profiad y cwsmer. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol i:

• ddangos hysbysebion ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol, fel Facebook, neu drwy hysbysebu trydydd parti arall a all ymddangos ar wefannau eraill mae cwsmeriaid yn eu defnyddio; gall y cwsmer eithrio o’r hysbysebu o’r fath (nodwch efallai na welant nhw llai o hysbysebion, ond byddant yn llai perthnasol i ddiddordebau nhw);

• helpu i wneud y profiad o ddefnyddio ein gwefan yn well ac i bersonoli’r gwasanaeth wrthym – mae hyn yn golygu y byddwn yn cofio ymweliadau blaenorol y cwsmer ac yn olrhain y tudalennau ar ei gwefan;

• deall diddordebau a phersonoli cyfathrebu, h.y. Cwcis – i ddeall sut mae defnyddwyr yn defnyddio’n gwefan. Nid ydym yn defnyddio’r wybodaeth a gasglir er mwyn ceisio adnabod unrhyw ddefnyddwyr yn bersonol.

I gynnal ymchwil. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol y cwsmer er mwyn:

• mesur a deall sut mae ein cynulleidfaoedd yn ymateb i amrywiaeth o weithgarwch marchnata fel y gallwn sicrhau bod ein gweithgaredd wedi’i dargedu’n dda, yn berthnasol ac yn effeithiol;

• ymgymryd ag ymchwil cynulleidfaoedd drwy arolwg ar-lein neu dros y ffôn neu yn bersonol. Mae cymryd rhan yn y rhain yn gwbl wirfoddol, felly gall y cwsmer dewis i beidio datgelu gwybodaeth. Byddwn yn ei gwneud yn glir i’r cwsmer os yw’r ymateb i arolygon yn anhysbys ai peidio ac, os ydynt yn darparu unrhyw wybodaeth bellach, bydd y cwmni yn rhoi gwybod iddynt sut y caiff ei ddefnyddio.

• dadansoddi a parhâu i wella y gwasanaethau a gynigir gan gynnwys ein rhaglen artistig, ein gwefan a’n cynhyrchion eraill;

• helpu ni i redeg fersiwn prawf ein gwefan i dreialu nodweddion newydd a sicrhau bod ein gwasanaethau gwe yn cael eu rhedeg yn esmwyth; a

• helpu i reoli’r wefan, archwiliad daearyddol ein defnyddwyr, ac i weld sut maent wedi cyrraedd y wefan.

I sicrhau diogelwch a diogelu ein buddiannau busnes

Mewn rhai amgylchiadau, rydym yn defnyddio gwybodaeth i sicrhau diogelwch ein gwasanaethau, ein hadeiladau a’n pobl, gan gynnwys amddiffyn yn erbyn, ymchwilio ag osgoi twyll, gweithgareddau anawdurdodedig neu anghyfreithlon, profi systemau, cynnal a datblygu (ar sail ein buddiannau cyfreithlon i weithredu busnes diogel a chyfreithlon neu lle mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny).

I gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol

Mewn rhai amgylchiadau, bydd angen i ni ddefnyddio gwybodaeth cwsmer i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol, er enghraifft, i gydymffurfio ag unrhyw orchmynion llys, ymgymryd â diwydrwydd dyladwy yn unol â rheoliadau statudol.

Rydym yn elusen gofrestredig (Rhif: 702506) ac yn dibynnu’n helaeth ar gyfraniadau gwirfoddol gan ein cynulleidfa a chyllidwyr eraill mewn ysgolion a chymunedau ledled y wlad. Yn seiliedig ar amlder ymweliadau a phatrymau prynu, gallwn hyrwyddo ein gwaith neu ofyn i gwsmeriaid am gymorth ychwanegol i’n gwaith.

Efallai y byddwn yn defnyddio delweddau cyhoeddus i helpu ni adnabod unigolion sy’n mynychu ein digwyddiadau.

Buddiannau cyfreithlon

Lle’r ydym yn cyfeirio at ddefnyddio gwybodaeth cwsmer ar sail ein ‘buddiannau cyfreithlon’, rydym yn golygu ein buddiannau busnes dilys wrth gynnal a rheoli ein busnes a’n perthynas â nhw, gan gynnwys y diddordeb cyfreithlon sydd gennym yn:

• personoli, gwella, addasu neu wella’r gwasanaethau a / neu’r cyfathrebiadau a ddarparwn i’n cwsmeriaid;

• canfod ac atal twyll a gweithredu busnes diogel a chyfreithlon;

• gwella diogelwch a gwneud y gorau o’n rhwydwaith, ein safleoedd a’n gwasanaethau; a

• darparu gwasanaeth i gwsmeriaid.

Ble mae gwybodaeth y cwsmer?

Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu gwybodaeth bersonol ein cwsmeriaid. Rydym yn mabwysiadu technolegau a pholisïau cadarn a phriodol i warchod rhag mynediad anawdurdodedig a defnydd amhriodol.

Pa mor hir ydyn ni’n cadw data?

Byddwn yn cadw data / gwybodaeth dim ond am gyhyd ag sy’n rhesymol angenrheidiol at y dibenion sydd wedi’u nodi yn y polisi preifatrwydd hwn ac i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol. Ni fyddwn yn cadw mwy o wybodaeth nag sydd angen. Bydd y cyfnod cadw yn amrywio yn ôl y diben, er enghraifft, ar gyfer prynu tocyn byddwn yn rhoi’r gorau i farchnata i unigolion sydd heb gael unrhyw gyswllt pellach gyda’r cwmni. Byddwn yn parhau i ddefnyddio’r data hyn ar gyfer gwaith dadansoddi am saith mlynedd arall, ond byddwn yn eu dileu ar ôl y pwynt hwn. Fodd bynnag, os fod cwsmer wedi addo etifeddiaeth i’r cwmni, byddwn yn cadw’r wybodaeth hon nes y bydd gweithredwyr yn ein hysbysu. Gellir cadw rhywfaint o wybodaeth am gyfnod amhenodol at ddibenion hanesyddol, ystadegol neu ymchwil. Fodd bynnag, mae gan y cwsmer yr hawl i fynnu ein bod yn dileu ei data personol.

A yw gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu gydag unrhyw drydydd parti?

Ni fydd Cwmni Theatr Arad Goch yn rhannu, gwerthu, rhentu na masnachu gwybodaeth bersonol i unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata heb caniatâd y cwsmer o flaen llaw. Efallai byddwn yn gofyn am ganiatâd i rannu gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau celfyddydol sydd wedi cydweithio â ni ar ddangosiadau mae’r cwsmer wedi’u gweld.

Efallai y bydd gan rai o’n darparwyr gwasanaethau fynediad i’ch data er mwyn perfformio gwasanaethau ar ein rhan (mae prosesu taliadau yn enghraifft dda o hyn) neu i’n cynghori (megis cynghorwyr cyfreithiol). Rydym yn sicrhau bod unrhyw un sy’n darparu gwasanaeth i Gwmni Theatr Arad Goch yn ymrwymo i gytundeb gyda ni ac yn bodloni ein safonau ar gyfer diogelwch data. Ni fyddant yn defnyddio’ch data am unrhyw beth heblaw am y pwrpas a ddiffiniwyd yn glir yn ymwneud â’r gwasanaeth neu’r cyngor y maent yn ei ddarparu.

Efallai y bydd angen datgelu manylion:


• os byddwn yn cynnal digwyddiad mewn partneriaeth â sefydliad arall a enwir fel bod modd iddynt helpu ni i gynnal y digwyddiad.
• er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny. Mae hyn yn cynnwys yr heddlu ac asiantaethau diogelu a chanfod troseddau eraill neu gyrff rheoleiddio.
• i’n cynghorwyr cyfreithiol;
• at ddibenion cydymffurfio â rheoleiddio neu arolygu, er enghraifft, y Comisiwn Elusennau;
• i gyrff ariannu, yn enwedig Cyngor Celfyddydau Cymru, a allai ddefnyddio gwybodaeth bersonol ddienw i ddadansoddi ein rhaglenni datblygu cynulleidfaoedd, gwerthiant tocynnau a’r arian a gynhyrchwn ein hunain i ddeall effaith y buddsoddiad cyhoeddus a wneir;
• gwasanaethau prosesu data yn gweithredu’n unol â’n cyfarwyddiadau, ac sy’n destun rhwymedigaethau cyfrinachedd.

Efallai y byddwn hefyd yn cael data gan drydydd partïon. Gallai hyn gynnwys lleoliadau celfyddydol eraill lle mae cwsmer wedi gweld gwaith y cwmni, neu bartneriaid eraill yr ydym yn gweithio gyda lle mae’r cwsmer wedi rhoi caniatâd i rannu ei wybodaeth gyda ni.

Efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o ffynonellau allanol, sy’n ein galluogi i ddeall ein cynulleidfaoedd, ymwelwyr a chefnogwyr yn well ac i wella ein dulliau codi arian a marchnata.

Pan mae rhywun yn ymweld â’n gwefan neu ein bod yn defnyddio gwasanaeth trydydd parti, fel Google Analytics, i gasglu gwybodaeth rhyngrwyd safonol a manylion patrymau ymddygiad ymwelwyr. Rydym yn gwneud hyn i ddarganfod pethau megis nifer yr ymwelwyr. Caiff y wybodaeth hon ei phrosesu mewn ffordd ddienw yn unig nid yw’n adnabod unrhyw un yn unigol. Nid ydym yn gwneud, ac nid ydym yn caniatáu i Google wneud unrhyw ymgais i ddarganfod enwau’r rhai sy’n ymweld â ‘n gwefan. Os ydym am gasglu gwybodaeth bersonol adnabyddadwy drwy ein gwefan, byddwn yn agored am hyn. Byddwn yn ei gwneud yn glir pan rydym yn casglu gwybodaeth bersonol ac yn egluro beth y bwriadwn gwneud gyda’r wybodaeth.

Sut all ein cwsmeriaid rheoli eu gwybodaeth bersonol?

Gall cwsmeriaid gweld a diwygio’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanynt, neu ofyn i ni roi’r gorau i gysylltu â nhw ar unrhyw adeg. I ddiwygio gwybodaeth bydd angen i’r cwsmer cysylltu â ni trwy ffonio, anfon e-bost neu ysgrifennu gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a nodir ar frig y Datganiad Preifatrwydd.

O dan y Ddeddf Diogelu Data a GDPR, mae gan gwsmeriaid yr hawliau canlynol:

Mae gan ein cwsmeriaid yr hawl i weld eu gwybodaeth bersonol, yr hawl i gywiro, yr hawl i ddileu, yr hawl i gyfyngu ar brosesu a’r hawl i wrthwynebu.

Ni fydd rhaid i gwsmeriaid dalu ffi i gael gweld eu data personol. Fodd bynnag, efallai y byddwn yn codi ffi resymol os yw’r cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu’n ormodol. Fel arall, efallai y byddwn yn gwrthod cydymffurfio â’r cais yn yr amgylchiadau hyn. Byddwn yn ceisio ymateb i bob cais dilys o fewn mis. Weithiau gall gymryd mwy o amser i ni os yw’r cais yn arbennig o gymhleth neu os yw’r cwsmer wedi gwneud nifer o geisiadau. Yn yr achos hwn, byddwn yn hysbysu’r cwsmer a rhoi diweddariad iddynt.

Defnyddwyr o dan 18 oed

Os mae’r cwsmer o dan 18 mlwydd oed, bydd angen caniatâd y rhiant / gwarcheidwad ymlaen llaw cyn iddynt ddarparu unrhyw wybodaeth bersonol i Cwmni Theatr Arad Goch.

Newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn a dyletswydd y cwsmer i roi gwybod i ni am newidiadau

Efallai y byddwn yn gwneud newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn ac i’r Datganiad Preifatrwydd o bryd i’w gilydd. Byddwn yn diweddaru’r llyfryn polisïau a phostio unrhyw newidiadau i’r datganiad i’n gwefan.

Mae’n bwysig bod y data personol sydd gennym am y cwsmer yn gywir ac yn gyfredol. Mae’n ddyletswydd ar y cwsmer i roi gwybod i ni os yw ei ddata personol yn newid yn ystod ei perthynas â ni trwy gysylltu â ni drwy’r manylion cyswllt ar frig y Datganiad Preifatrwydd.